Services d’approvisionnement

Le cahier des charges

Nos représentants, contrairement à nos concurrents, font le lien entre l'acheteur et le vendeur afin de revenir vers chacun avec les bons termes, dans le bon langage et le bon canal (whatsapp, telephone, email...). C'est un gage de qualité pour nous, mais aussi un plus pour la fluidité des opérations.

Nous avons donc fait le choix au sein de DocShipper de vous offrir une relation de confiance avec notre équipe qui est elle-même responsable du processus de recherche et de négociation avec les fournisseurs. En fait, les spécifications seront prises en compte dans le cahier des charges et transmises aux fournisseurs choisi avec attention.

Le cahier des charges doit être communiqué de manière précise, réfléchie et synthétique dans un e-mail individuel afin que notre équipe et nos fournisseurs puissent gagner du temps, votre temps. Il devrait couvrir les éléments suivants :

1. Les caractéristiques de votre produit(s) :

• Une référence (en général un lien Amazon, Alibaba, Aliexpress, etc.)
• Des détails si le lien n'est pas suffisant
• Des images si possible
• Tout autres détails inhérent à votre projet

2. La valeur de votre premier ordre d'achat :

Si par exemple, vous avez besoin d'acheter 10 000 T-shirts, nous vous demanderons la quantité et les détails pour chaque référence (considérant qu'une taille S et M sont deux références différentes). Ce n'est pas obligatoire, mais si par exemple, vous avez déjà eu une proposition d'autres fournisseurs, nous vous encourageons à nous envoyer ce(s) document(s), afin de gagner du temps dans notre analyse et de rechercher comment battre un tarif que vous avez déjà négocié. Ce devis nous aidera ainsi à aller droit au but : trouver le bon fournisseur avec les bons prix et la qualité désirée.

Recherche fournisseur

Une étape cruciale dans la procédure d'achat, car nous déterminerons immédiatement si les fournisseurs correspondent à vos conditions en termes de :

• Prix pas référence
• Certifications et normes vis-à-vis de votre marché
• Personnalisation des produits
• Respect de la propriété intellectuelle
• Besoins spécifiques de votre projet
• Checking supplémentaire d'élément subjectif (réputation, historique…)

Une présélection interne sera établie en fonction de ces conditions afin de sélectionner le(s) fournisseur(s) approprié(s) pour la prochaine étape.

Audit et mise aux normes

Notre département légal vérifiera tous les certificats présentés par le(s) fournisseur(s) (CE, ROHS, CEE, ISO, EN71 ...) pour s'assurer qu'il est bien conforme à la régulation de votre marché cible.

Cette tâche nécessite une étroite collaboration avec les autorités douanières du pays de destination ainsi que des vérifications avec les laboratoires d'essais.

Une expérience juridique est indispensable pour être constamment à jour des nouvelles directives qui sont elles-mêmes régulièrement actualisées.

Négociation

La 2ᵉ étape franchie, c'est maintenant le moment de négocier avec le fournisseur sur plusieurs détails. Nous sommes bien expérimentés dans ce domaine et… Nous négocions directement en vietnamien ! Dans cette étape, nous définirons avec l'usine les 4 éléments suivants :

• Prix
• Garantie
• Conditions de paiement
• Délai et capacité de production

(Facultatif, mais conseillé) Échantillonnage

Une fois les conditions requises remplies, nous pouvons décider du fournisseur final en ligne avec votre projet et revenir vers vous avec un devis tout compris, une manière pour vous de parfaitement déterminer les futures charges de votre business.

Cette évaluation couvrira en toute clarté le tarif d'expédition, le prix de production et notre commission.

(Facultatif) Contrôle qualité

C'est une étape que nous conseillons généralement afin de tester vos produits et leurs fonctionnalités basés sur plusieurs éléments. Nous opérons avec notre agent pour recommander différents types de QC, flexibles et dans toute l'Asie.

Ce contrôle est généralement réalisé sur 2 facteurs : visuel / fonctionnel

90 % de ces contrôles seront effectués au moment de la production et par conséquent suite au paiement du deposit au fournisseur (habituellement 30 % du coût total de l'achat avant la production). Ce contrôle permettra de vérifier le respect des conditions et de superviser les défauts de production. Nous serons prêts à prendre en charge les exigences de production (précédemment contractées avec le fournisseur) afin de réaliser une révision, une compensation avec prise en compte du problème.

 

Paiement du fournisseur

Le paiement au fournisseur a lieu après validation du devis par notre intermédiaire et selon les conditions négociées. En général nous négocions avec eux un acompte de 30% avant production, puis le paiement du reste (70%) après le contrôle qualité (optionnel) et avant l'envoi de la marchandise.

Des conditions plus favorables et plus souples peuvent être négociées au cas par cas avec les fabricants une fois les premières transactions conclues et la confiance établie. Dans la dernière étape, nous parlerons de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de la gestion de la trésorerie.

Logistique internationale

Nous sommes heureux de pouvoir vous proposer, au sein de notre département logistique, une assistance d'expédition dans le monde entier.

DocShipper est certainement l'une des rares entreprises (la seule?!) à proposer un modèle combinant des services d'approvisionnement ainsi que des services de fret international.

Cependant, dans l'optique d'accompagner en permanence nos partenaires, nous mettrons notre département de fret en concurrence avec le transitaire du vendeur afin de choisir l'offre la plus adaptée à vos attentes.

Cette expédition correspondra à vos attentes concernant le temps de transit, le prix et les moyens d'expédition (mer, air, train). Nous organiserons ainsi les meilleurs tarifs selon l'Incoterm de votre préférence. Ce n'est pas seulement une assistance pour nos clients, mais aussi une valeur pour nos partenaires qui manquent souvent de capacité de transport à l'international (Incoterm DAP).

 

Gestion du réseau logistique et de la trésorerie

• Gestion des achats et des relations pour faciliter les futures relations
• Réalisation d'un calendrier d'achat tenant compte de la capacité de production de l'usine, des temps de transit selon la saisonnalité et la haute saison.
• Optimisation des conditions de paiement afin d'améliorer la trésorerie de votre entreprise.
• Benchmark du marché

(Facultatif) Nos services de distribution

Grâce à notre entrepôt basé à Camporosso dans le nord de l'Italie, nous sommes idéalement implantés au cœur de l'Europe pour dispatcher vos marchandises le plus rapidement possible. Ce service gérera votre stock de A à Z : vous aurez accès en temps réel à votre inventaire pour vérifier le nombre d'unités dont vous disposez par référence, puis nous procéderons au traitement des commandes et nous expédierons enfin marchandises à travers l'Europe. C'est un processus entièrement personnalisé pour que vous puissiez pousser votre image de marque en personnalisant vos colis : flyers, cadeau client…

Pour résumer, nous nous occupons de tout pour que vous vous concentriez uniquement sur la promotion de votre entreprise !

FAQ | Services d’Approvisionnement au Vietnam

🤔 Comment un agent d'approvisionnement peut-il vous aider ?

Vous pouvez trouver des tonnes de fournisseurs au Vietnam; cependant, il y a aussi des tonnes d'escroqueries ! De plus, il n'est pas si facile de traiter avec un interlocuteur vietnamien : langue, normes, réglementation ... Il vous faudra également prévoir des services supplémentaires tels que le contrôle qualité, la conformité des produits, le fret international, le dédouanement ... Eh bien, c'est tout ce que nous faisons chez DocShipper, un forfait tout compris pour vous aider de A à Z.

✅ Comment travailler avec un agent d'approvisionnement ?

C'est très simple avec DocShipper, il vous suffit de remplir notre formulaire en ligne pour entrer en contact avec notre expert sourcing. Le même expert vous suivra de la conception de vos produits à la livraison dans votre entrepôt. C'est un moyen pour nous de faciliter la communication et d'éviter les malentendus qui peuvent parfois être douloureux ! C'est également cet expert qui supervisera toutes les opérations relatives à votre projet: recherche de fournisseurs, contrôle qualité, conformité, expédition et dédouanement. Le temps c'est de l'argent, nous vous économisons les deux!

📦 Comment gérer les quantités minimales de commande (MOQ) ?

Il est très difficile de conseiller un MOQ spécifique car il dépendra de plusieurs facteurs tels que le produit en lui même, la personnalisation ou autres facteurs. Cependant, chez DocShipper, nous assistons les projets avec un montant d'achat minimum de 10 000 USD. Pourquoi ? Il y a une raison très simple derrière ce montant : si vous achetez une valeur inférieure à celle-ci, d'autres frais comme le dédouanement, le fret, le virement bancaire ... seront finalement plus chers que votre commande.

🔍 Où DocShipper trouve-t-il des fournisseurs ?

Nous avons plusieurs endroits pour trouver de bons fournisseurs pour votre projet. Nous allons d'abord vérifier dans notre propre base de données fournisseurs. Habituellement, nous avons déjà des partenaires certifiés qui seront capable de répondre aux exigences de votre projet. Si ce n'est pas le cas, nous demanderons à un partenaire de nous introduire à un contact en ligne avec vos besoins. Il est très difficile de démarrer une collaboration à partir de zéro, sans aucune introduction. En effet, les fournisseurs asiatiques sont très sensibles à la relation, les affaires sont les affaires mais ils se soucient beaucoup de la relation battit avec leurs clients.

📋 Quelle est le processus pour trouver des fournisseurs ?

Nous passons beaucoup de temps avec vous pour déterminer vos besoins exacts (ce que l'on appelle le cahier des charges) et déterminer quel type de fournisseur nous rechercherons. Cette première étape est cruciale car elle impactera le reste des opérations. Une fois les spécifications définies, nous déterminerons l'usine appropriée en fonction de plusieurs facteurs: capacité, conformité, prix, personnalisation et fiabilité.