Inspection qualité et tests en laboratoire au Vietnam [GUIDE COMPLET]

Le contrôle qualité face aux fournisseurs

Premièrement, vous ne devriez jamais collaborer avec un fournisseur qui est contre l’idée de subir un contrôle qualité.

Les fournisseurs qui hésitent ou bien refusent qu’un contrôle qualité puisses déterminer l’état du lot avant expédition ont toujours quelque chose à cacher ou à se reprocher. Ces fournisseurs ont soit l’intention de vous arnaquer soit de sous-traiter votre commande en partie à un atelier de misère. Vous devez informer votre fournisseur sur vos intentions de contrôle le plus tôt possible dans votre relation. Et idéalement bien avant de passer une commande auprès de lui.

Il est essentiel de faire comprendre au fabricant que vous êtes un acheteur sérieux, avec un processus de contrôle de la qualité en place. Pas un de ces acheteurs novices qui se plie en quatre à chaque demande du fournisseur.

Les fournisseurs vietnamiens n’ont absolument aucune pitié avec les acheteurs qui cèdent facilement à leurs demandes.

Ils aiment bien tester leurs clients grâce à des méthodes peu scrupuleuses, par exemple en affirmant qu’un contrôle de la qualité n’est pas nécessaires, et qu’ils ont déjà exporté vers votre marché à maintes reprises. Ne vous laissez pas faire.

Procéder au controle qualité

De nos jours, la plupart des cabinets d’audit de la qualité proposent des réservations en ligne. Généralement, vous devrez leur apporter les informations suivantes pour préparer l’inspection :

• Nom du fournisseur
• Détails du contact
• Adresse de l’usine
• Spécifications du produit
• Quantité
• Checklist de contrôle qualité
• Date d’inspection

Si vous avez besoin de conseils l’entreprise concernant l’inspection et la checklist, vous devez les contacter au moins 3 semaines à l’avance. Mais généralement, il faut s’y prendre le plus tôt possible.

La plupart des entreprises d’audit qualité annoncent qu’elles prennent seulement en compte les réservations effectuées 72 heures avant la date d’inspection. Mais cela suppose que vous avez déjà une checklist fiable de contrôle de la qualité.

La plupart des agences réputées facturent environ 250 € par inspection, frais de déplacement inclus. Cependant, certains agents facturent entre 120 et 170 € par inspection. Là encore, ce sont des tarifs raisonnables et normaux.

L’inspection des produits

Deux solutions s’offrent à vous pour le moment de l’inspection. La meilleure solution serait une inspection de la qualité sur site pendant la production. L’autre solution qui est aussi la plus commune, est de faire inspecter les produits avant le paiement du solde de la facture et l’expédition.

Un contrôle de la qualité pendant la phase de production peut vous aider à détecter les éventuels problèmes, comme des matériaux ou couleurs incorrects à un stade précoce. Cela peut vous permettre de les corriger pendant avant qu’elles aient un trop gros impact.

Si le volume de votre commande excède les 10 000 €, il est fortement recommandé de contrôler deux fois la qualité, lors des inspections de production et avant expédition. L’objectif de l’inspection est de constater l’état de vos produits. Vous pouvez demander à l’inspecteur de signaler tout ce qui peut être usuellement remarqué pour le type de produit que vous sourcez.

Par exemple, vous souhaitez des photos du lot et du produit, des dimensions, une vérification de l’emballage et une inspection visuelle.

L’agent d’inspection procédera à toutes les vérifications que vous lui indiquez, donc n’oubliez rien et mieux vos trop que pas assez. Gardez à l’esprit que c’est vous l’expert, et que vous connaissez par cœur votre produit.

En outre, vous devez aussi indiquer à l’inspecteur d’examiner de plus près les problèmes de qualité détectés au cours de l’échantillonnage du lot.

La plupart des entreprises de contrôle de la qualité sont compétentes pour inspecter tous types de produits. En fin de compte, cela revient à ce que vous écrivez dans la checklist du contrôle de la qualité. Il n’y a presque aucune entreprise d’audit de la qualité spécialisée dans certaines catégories de produits. Ce qui compte, c’est qu’ils aient un historique à leur avantage, et que vous fournissiez une checklist claire et mesurable.

Envoie des échantillons de préproduction à l’agence de contrôle

Ce n’est pas obligatoire, mais cela peut aider l’inspecteur à mieux appréhender le produit avant l’inspection. Mais de manière générale, la plupart des importateurs n’envoient pas d’échantillons avant la production.

Les échantillons de référence montrent toute leur utilité pour la vérification de tissus et d’autres matériaux lors d’une inspection, car il est par ailleurs difficile de confirmer si le produit est conforme à vos attentes sans ces références. Certains tests de qualité peuvent plus ou moins altérer le produit. Ces tests qui déterminent la résistance de vos produits sont les contrôles ignifuge, le poids des et les tests de pression d’eau.

Cela dit, vous n’avez seulement une unité de votre lot est nécessaire à réaliser la plupart de ces tests.

Bien sûr, vous pouvez vous rendre au Vietnam et visiter l’usine par vous-même. C’est même quelque chose qu’il est recommandé de faire avant de passer votre première commande.

Toutefois, en ce qui concerne le contrôle de la qualité, vous économiserez non seulement de l’argent sur le coût des hôtels, les vols et les visas, mais vous constaterez également que l’inspecteur de la qualité fait un meilleur travail que vous ne le feriez vous-même.

Il y a bien sûr des exceptions, mais un inspecteur professionnel réussira à trouver plus de défauts qu’un acheteur débutant, tant il connaît les trucs et astuces des fournisseurs.

N’oubliez pas, vous devez faire inspecter chaque commande. Comme indiqué, la production n’est pas une science exacte et un composant défectueux ou endommagé peut ruiner intégralement le lot. Étant donné qu’un produit défectueux peut anéantir votre réputation, et même mener à la suspension de votre compte Amazon, il est impératif de vérifier la qualité avant l’expédition.

De plus, votre fournisseur sera beaucoup plus appliqué pour réaliser votre lot, s’il sait que vous allez le faire inspecter. Si vous ne lui mettez pas une pression quelconque, votre fournisseur ne se l’appliquera pas naturellement.

L’inspecteur peut vérifier les étiquettes et la conformité aux exigences mécaniques (c.-à-d. bords tranchants ou pièces non-attachées).

Cependant, il ne dispose pas du matériel nécessaire pour effectuer des tests de sécurité plus complexes sur les produits comme des tests électriques ou de compatibilité électromagnétique), ou des contrôles de métaux lourds et de produits chimiques.

Bien que les équipements portables de test ne soient qu’à leur phase d’essai, le rôle des entreprises de contrôle de la qualité continuera de s’élargir, mais ce temps n’est pas encore venu.

De tels tests de conformité aux normes doivent être opérés entreprise accréditée, telle que SGS ou TÜV. L’agent d’inspection peut collecter des échantillons de lots et les envoyer à un laboratoire à votre demande.

N’oubliez pas que les entreprises de contrôle qualité et de test en laboratoire sont distinctes, vous devrez donc les payer séparément. Par ailleurs, des tests en laboratoire sont souvent plus coûteux que le contrôle de qualité.

Que se passe-t-il si un défaut de qualité est détecté ?

Il est très probable que des problèmes de qualité soient rencontrés. Si l’inspecteur ne constate que quelques problèmes de qualité mineurs, vous pouvez approuver la commande.

En revanche si les problèmes sont plus graves, vous devez demander à votre fournisseur de réparer les produits ou bien de refaire totalement le lot. Vous devrez ensuite faire inspecter le nouveau lot.

N’oubliez pas que vous devrez communiquer avec le fournisseur directement. L’agent ne peut pas servir d’intermédiaire pour négocier une indemnisation ou quoi que ce soit avec votre fournisseur. Si vous découvrez des problèmes de qualité dans vos locaux, vous n’avez plus aucun moyen de pression envers votre fournisseur. Vous ne pouvez pas renvoyer le lot à votre fournisseur, ni même le contraindre à vous rembourser.

Vous vous retrouverez donc avec un stock de produits non commercialisables, en considérant que vous ayez réussis à passer les douanes. Car si les douanes refusent votre marchandise à cause de sa non-conformité aux standards européens, la réexportation de votre lot au Vietnam vous sera facturée.

La plupart des problèmes de qualité sont causés par des malentendus ou une mauvaise coopération entre l’acheteur et le fournisseur. Aucun fournisseur ne voudra écouter vos remarques, tout simplement parce que les produits ne sont pas à la hauteur de ce que vous considérez comme être une « bonne qualité ».

Vous devez absolument tout mettre au clair par écrit dans le contrat de vente, avant de lancer tout processus de production.

Les problèmes de qualité après distribution sont très délicats à gérer, car ils peuvent être difficiles à détecter lors des contrôles qualité. Ces problèmes peuvent inclure par exemple des composants électroniques défectueux, ou bien d’autres parties collées qui se détachent.

C’est pourquoi vous devez confronter votre produit à l’usure, en le soumettant à un test de stress.

Par exemple, si votre lot est destiné au marché européen ou nord-américain, vous pouvez essayer de savoir comment le produit réagit à des températures inférieures à 0°C.

Pourquoi ne puis-je pas laisser le fournisseur réaliser le contrôle qualité ?

Votre fabricant a certainement mis en place un système de gestion de la qualité dans ses usines, mais sa perception de la qualité n’est certainement pas alignée à la vôtre. De plus vous ne devez pas vous attendre à ce qu’il soit impartial en ce qui concerne votre commande, ni de bonne fois lors de la rédaction du rapport de qualité.

Au lieu de cela, vous devez engager un tiers de confiance, disposant d’une expérience vérifiée dans le secteur du contrôle qualité, pour vous fournir un rapport indiquant l’état réel de votre lot avant expédition.

Certains fournisseurs vous soutiendront qu’aucune inspection par un tiers n’est utile, car ils vérifieront les produits eux-mêmes. Et certains acheteurs naïfs leur font totalement confiance et obtiennent le résultat qu’ils méritent.