illustration d'échantillons de production

Acheter des échantillons au Vietnam : Le guide complet

La commande d’échantillons est une partie clé du processus d’importation. Toutefois, il n’y a pas qu’un type d’échantillon, et chaque échantillon a un rôle bien précis. Nous expliquons dans cet article, tout ce qu’un importateur doit savoir à propos de la commande d’échantillons au Vietnam. Cela concerne les échantillons d’usine, les échantillons de préproduction et les échantillons de lots.
Une FAQ en fin de page répond aux plus communes questions que nous recevons, concernant le développement d’échantillons, la protection de la propriété intellectuelle, les méthodes de fret et le coût moyen d’un échantillon.

1) Les différents types d’échantillons

1.1) Les échantillons d’usine

Il s’agit d’un échantillon « prêt à l’emploi » qui n’est pas produit selon les designs ou les personnalisations demandées par l’acheteur. Il sert de témoin au fournisseur concernant sa capacité à produire les articles requis par l’acheteur. Généralement, les échantillons d’usine sont commandés durant la première phase de vérification, car ils peuvent être commandé à un grand nombre de fabricants et fournis assez rapidement.

Toutefois, un échantillon d’usine ne prouve pas que le fournisseur a la capacité de fabriquer un produit personnalisé. En tant que tel, l’échantillon d’usine servira comme une première introduction, plutôt qu’à sélectionner le fournisseur à qui vous ferez produire vos produits. Généralement, les échantillons d’usine peuvent-être divisés en trois catégories :

  • Les échantillons de matière/matériaux (ex : les échantillons de tissus)
  • Les produits standardisés (ex : composants de machines)
  • Les échantillons de lots fabriqués pour d’autres acheteurs précédents

 

1.2) Les échantillons de préproduction (design personnalisé ou marque privée)

Les échantillons de préproduction servent à vérifier la capacité du fabricant à produire votre produit, selon vos spécifications. Il fait partie intégrante d’un procédé d’apprentissage, autant pour l’acheteur que pour le fabricant. Développer de nouveaux échantillons n’est pas une chose facile, et le taux d’échec est élevé. Pour qu’un produit soit conforme à vos designs, plusieurs semaines comme plusieurs mois peuvent être nécessaires, voire des années dans certains cas extrêmes.

Cela fait partie de la procédure et peu de fournisseurs seront capable de répondre à vos exigences. Ainsi, vous devez avoir des fournisseurs de remplacement pouvant produire pour vous, au cas où votre premier fournisseur ne puisse finalement répondre à vos exigences.

Il est aussi important de fournir à votre fournisseur des spécifications produits claires, avant que la production soit lancée. Ne laissez pas le fournisseur combler les zones d’ombre à votre place, car il pourra prendre l’initiative d’utiliser des matériaux de mauvaise qualité.

Jusqu’à ce que vous possédiez un échantillon approuvé, vous ne pouvez pas savoir si le fournisseur est capable de répondre à vos exigences produits. Vous ne devez pas placer de commande avant que votre fournisseur et vous ayez atteint ce jalon. Cela explique l’importance des échantillons de préproduction.

 

1.3) Les échantillons de production/de lot

Un échantillon de lot est collecté sur un lot volumineux de produits. Les échantillons de lot sont utilisés pour différents objectifs :

  • Contrôle qualité
  • Tests en laboratoires
  • Tests fonctionnels

Cet échantillon doit être collecté par un tiers de préférence, pour être sûr que le fournisseur n’envoie pas d’échantillons ne faisant pas partie d’un autre lot de produits.

 

2) N’attendez pas un échantillon parfaitement représentatif de votre produit

En terme d’échantillons de préproduction, ce que peuvent fournir les fabricants est très restreint. Par exemple, créer une matière d’une certaine couleur pantone nécessite un volume conséquent. Cela ne peut être réalisé sur un seul échantillon. Aussi, la production d‘échantillons est plus manuelle qu’une production de masse. Cela peut engendrer un rendu différent entre l’échantillon de préproduction et le produit final.

Des limites techniques et économiques existent aussi en terme de matériaux/matières, composantes et designs. Vous devez être conscient de ces limites avant de commencer à produire. Sinon, vous risquez d’attendre toute votre vie un niveau de perfection qu’aucun fournisseur ne peut garantir.

 

3) Foire Aux Questions

3.1) Comment protéger sa propriété intellectuelle ?

Afin qu’il puisse produire un échantillon, vous devez partager des informations potentiellement sensibles à votre fournisseur, comme des logos et des designs uniques. De nombreux importateurs craignent que leur fournisseur leur vole leurs œuvres. De tels inquiétudes sont fondées car certains fournisseurs ont peu de scrupules.

Vous pouvez demander à votre fournisseur qu’il signe un accord de non divulgation (NDA), avant de lui envoyer quelconque information. Néanmoins de tels accords sont difficilement applicables sans un support juridique professionnel, ce qui n’est pas à la portée de la plupart des startups et petites entreprises.

Et même si vous réussissiez à faire appliquer le NDA, vous n’êtes pas garanti d’obtenir des compensations suffisantes de la part de vos fournisseurs. En outre, il est possible de contourner les NDA facilement en confiant la conception du produit à une nouvelle société non liée par le contrat.

Le seul moyen d’être sûr à 100% est de faire breveter la conception et les fonctions de votre produit sur tous les plus grands marchés, le Vietnam inclus. Toutes les marques de commerce doivent aussi être enregistrées aux Etats-Unis, dans l’UE et en Chine. Là aussi, c’est une procédure onéreuse et chronophage qui n’est pas viable pour la plupart des startups et des PME.  Malheureusement, il n’y a pas de façon rapide, simple et abordable de protéger votre propriété intellectuelle lorsque vous commandez des échantillons de produit au Vietnam, ou dans tout autre pays d’Asie.

 

3.2) Quel est le prix d’un échantillon de produit ?

Le coût dépend du type d’échantillon, et si de nouveaux outils sont nécessaires (des moules par exemple) pour le produire. Par exemple, vous ne devez normalement payer que pour la livraison, quand vous commandez un échantillon d’usine. En revanche, pour des échantillons de produits personnalisés, il se peut que vous finissiez par payer entre 10€ et des dizaines de milliers d’euros, en fonction du coût de l’outillage, s’il existe.

 

3.3) Comment optimiser les coûts lors du développement de nouveaux échantillons ?

Lorsqu’un échantillon est développé, l’achat d’un nouvel outillage représente les coûts les plus importants. De ce fait, réduire ce besoin vous aidera à garder des coûts faibles. En revanche, cela implique que vous choisissiez des matières et composants préexistants, plutôt que de personnaliser des aspects selon vos propres exigences. Cette approche nécessite aussi que le fournisseur possède d’emblée les machines et outils suffisants, ce qui n’est pas toujours le cas.

Alors que de nombreux fournisseurs vous montreront un grand nombre de produits dans leurs catalogues, ils acceptent rarement que les importateurs utilisent des outils prévus pour d’autres acheteurs. Il n’est donc pas toujours possible de réutiliser des outils déjà existants.

 

3.4) Comment bien communiquer mes spécifications avant d’acheter un échantillon ?

Le document principal est le tech pack (ou cahier des charges) qui comprends les informations suivantes :

  • Croquis des designs
  • Les spécifications des matériaux/matières
  • La nomenclature
  • Des schémas électriques…

Les fournisseurs utiliseront ce document durant la production des échantillons. Comme ces documents passeront entre plusieurs mains, il est crucial que les spécifications produits soient extrêmement claires et simples à comprendre. Ne laissez rien sujet à interprétation, car cela peut facilement devenir un quiproquo.

 

3.5) Et si le fournisseur refuse d’envoyer un échantillon ?

Alors que vous ne pouvez espérer que votre fournisseur produise gratuitement vos échantillons, vous devez aussi être en mesure de recevoir les échantillons pour lesquels vous avez payé. Les fournisseurs qui s’excusent de ne pas pouvoir fournir d’échantillons cachent généralement quelque chose. N’allez pas plus loin avec de tels « fournisseurs ».

 

3.6) Et si le fabricant échoue à produire des échantillons selon nos spécifications ?

Comme mentionné, un échantillon préproduction est fait pour s’assurer que le fournisseur puisse fabriquer vos produits. Cependant, attendez-vous à ce que plusieurs fournisseurs ne puissent se conformer à vos exigences.

Après deux ou trois révisions d’échantillon, ne perdez pas plus de temps avec un fournisseur s’il ne cesse d’échouer. Essayez un autre fournisseur, ou bien revoyez vos exigences à la baisse si ce problème est récurrent.

 

3.7) Est-ce que le produit final peut différer de l’échantillon de préproduction ?

Oui, et cela peut aller dans les deux sens. Lors de la production d’échantillons le temps passé par unité est plus important que pendant la production de masse. En outre, le rythme de production de masse étant plus soutenu, il peut mettre en lumière des problèmes de qualité qui étaient jusqu’à présent invisibles.

Lorsque vous commandez le premier lot de votre produit final, vous devez réduire la quantité commandée autant que possible. Il est aussi recommandé de faire inspecter les produits avant expédition. Cette dernière recommandation doit en revanche s’appliquer à chaque commande.

 

3.8) Est-il judicieux de commander un échantillon imprimé en 3D ?

Non, un échantillon imprimé en 3D ne peut pas remplacer un véritable prototype de préproduction. Au mieux, un échantillon imprimé en 3D pourra seulement vous aider à designer vos produits. Comme mentionné, le but d’un échantillon de préproduction est de tester l’habileté de votre fournisseur à fabriquer vos produits.

 

3.9) Devons-nous commander des échantillons de plusieurs fournisseurs ?

Oui, mettre vos fournisseurs en compétition est une excellente stratégie, surtout dans le domaine de l’habillement. Le taux d’échec dépasse aussi les 50%. Dans le pire des scénarios, vous pouvez avoir investi des milliers d’euros et plusieurs mois dans un fournisseur qui ne fait qu’échouer.

Il est plus judicieux de commencer avec un panel large de fournisseurs, afin d’éliminer ceux qui ne peuvent répondre à vos exigences, et de vous focaliser sur les compétents. Mais cette stratégie est plus onéreuse, car vous devez payer plus d’un fournisseur.

 

3.10) Comment puis-je me faire livrer l’échantillon ?

Les échantillons sont généralement livrés par transport express. Habituellement, les fabricants expédient leurs échantillons via un transitaire. Vous pouvez aussi proposer votre propre transitaire, comme FNM Vietnam, pour collecter et expédier vos échantillons de produit.

 

3.11) Pouvons-nous expédier en une seule cargaison des échantillons de plusieurs fournisseurs différents ?

Oui, ce service est toujours proposé par les transitaires et les agences de sourcing.

3.12) Avons-nous besoin de payer des droits de douane lorsque nous importons des échantillons ?

Oui, mais cela dépend de la valeur commerciale de votre commande. Dans la plupart des pays, il existe des seuils d’importation, ou même des exonérations de taxes pour les échantillons de production. Si l’échantillon est évalué en dessous du seuil, vous n’avez pas besoin de payer des droits d’import. Mais, si le prix en douane de l’échantillon est supérieur au seuil, vous devez vous acquitter de droits d’importation et d’autres taxes éventuelles.

Notez que cela peut résulter en une somme significative, car l’outillage sera inclus dans la valeur en douane de votre échantillon. Ainsi, vous ne pouvez pas déclarer uniquement la valeur de l’échantillon et laisser de côté le prix de l’outillage nécessaire, que votre fournisseur inclura dans la valeur de l’échantillon.

 

3.13) Quel est le meilleur moment pour commander un échantillon ?

Ne commandez pas d’échantillons avant de vous être informé sur les prix et d’être sûr que le fournisseur puisse produire en concordance avec les normes et standards de votre pays.

Le coût total peut devenir très onéreux si vous accumulez les commandes de plusieurs fournisseurs, d’autant plus que ce serais perdre votre temps de les acheter à des fournisseurs qui ne sont pas opérationnels.

 

3.14) Comment stocker des échantillons ?

Lorsque vous recevez un échantillon, marquez-le avec le nom du fournisseur et la date d’arrivée. L’échantillon est votre référence de qualité et doit être conservé aussi longtemps que votre entreprise fonctionne. Vous devrez certainement aussi commander des échantillons supplémentaires, afin de pouvoir les montrer à vos propres clients.

Une autre erreur à éviter est de renvoyer votre seul échantillon à votre fournisseur dans la confirmation de commande. Si vous ne possédez plus d’échantillons de vos produits, il vous sera impossible de démontrer la non-conformité dans l’éventualité d’une production ratée.

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