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Acheter des Ă©chantillons au Vietnam : Le guide complet

La commande d’échantillons est une partie clĂ© du processus d’importation. Toutefois, il n’y a pas qu’un type d’échantillon, et chaque Ă©chantillon a un rĂŽle bien prĂ©cis. Nous expliquons dans cet article, tout ce qu’un importateur doit savoir Ă  propos de la commande d’échantillons au Vietnam. Cela concerne les Ă©chantillons d’usine, les Ă©chantillons de prĂ©production et les Ă©chantillons de lots.
Une FAQ en fin de page rĂ©pond aux plus communes questions que nous recevons, concernant le dĂ©veloppement d’échantillons, la protection de la propriĂ©tĂ© intellectuelle, les mĂ©thodes de fret et le coĂ»t moyen d’un Ă©chantillon.

Remarque FNM : FNM Vietnam peux vous fournir des services de consolidations pour rĂ©pondre Ă  ce besoin. N’hĂ©sitez pas Ă  contacter l’un de nos consultants.

Les diffĂ©rents types d’échantillons

Les Ă©chantillons d’usine

Il s’agit d’un Ă©chantillon « prĂȘt Ă  l’emploi » qui n’est pas produit selon les designs ou les personnalisations demandĂ©es par l’acheteur. Il sert de tĂ©moin au fournisseur concernant sa capacitĂ© Ă  produire les articles requis par l’acheteur. GĂ©nĂ©ralement, les Ă©chantillons d’usine sont commandĂ©s durant la premiĂšre phase de vĂ©rification, car ils peuvent ĂȘtre commandĂ©s Ă  un grand nombre de fabricants et fournis assez rapidement.

Toutefois, un Ă©chantillon d’usine ne prouve pas que le fournisseur a la capacitĂ© de fabriquer un produit personnalisĂ©. En tant que tel, l’échantillon d’usine servira comme une premiĂšre introduction, plutĂŽt qu’à sĂ©lectionner le fournisseur Ă  qui vous ferez produire vos produits. GĂ©nĂ©ralement, les Ă©chantillons d’usine peuvent-ĂȘtre divisĂ©s en trois catĂ©gories :

  • Les Ă©chantillons de matiĂšre/matĂ©riaux (ex : les Ă©chantillons de tissus)
  • Les produits standardisĂ©s (ex : composants de machines)
  • Les Ă©chantillons de lots fabriquĂ©s pour d’autres acheteurs prĂ©cĂ©dents

 

Les échantillons de préproduction (design personnalisé ou marque privée)

Les Ă©chantillons de prĂ©production servent Ă  vĂ©rifier la capacitĂ© du fabricant Ă  produire votre produit, selon vos spĂ©cifications. Il fait partie intĂ©grante d’un procĂ©dĂ© d’apprentissage, autant pour l’acheteur que pour le fabricant. DĂ©velopper de nouveaux Ă©chantillons n’est pas une chose facile, et le taux d’échec est Ă©levĂ©. Pour qu’un produit soit conforme Ă  vos designs, plusieurs semaines comme plusieurs mois peuvent ĂȘtre nĂ©cessaires, voire des annĂ©es dans certains cas extrĂȘmes.

Cela fait partie de la procĂ©dure et peu de fournisseurs seront capable de rĂ©pondre Ă  vos exigences. Ainsi, vous devez avoir des fournisseurs de remplacement pouvant produire pour vous, au cas oĂč votre premier fournisseur ne puisse finalement rĂ©pondre Ă  vos exigences.

Il est aussi important de fournir Ă  votre fournisseur des spĂ©cifications produit claires, avant que la production soit lancĂ©e. Ne laissez pas le fournisseur combler les zones d’ombre Ă  votre place, car il pourra prendre l’initiative d’utiliser des matĂ©riaux de mauvaise qualitĂ©.

Jusqu’à ce que vous possĂ©diez un Ă©chantillon approuvĂ©, vous ne pouvez pas savoir si le fournisseur est capable de rĂ©pondre Ă  vos exigences produites. Vous ne devez pas passer une commande avant que votre fournisseur et vous ayez atteint ce jalon. Cela explique l’importance des Ă©chantillons de prĂ©production.

echantillon

Les Ă©chantillons de production/de lot

Un échantillon de lot est collecté sur un lot volumineux de produits. Les échantillons de lot sont utilisés pour différents objectifs :

  • ContrĂŽle qualitĂ©
  • Tests en laboratoires
  • Tests fonctionnels

Cet Ă©chantillon doit ĂȘtre collectĂ© par un tiers de prĂ©fĂ©rence, pour ĂȘtre sĂ»r que le fournisseur n’envoie pas d’échantillons ne faisant pas partie d’un autre lot de produits.

Remarque FNM : Les agences de sourcing peuvent vous envoyer en une seule cargaison les échantillons de plusieurs fournisseurs.

N’attendez pas un Ă©chantillon parfaitement reprĂ©sentatif de votre produit

En terme d’échantillons de prĂ©production, ce que peuvent fournir les fabricants est trĂšs restreint. Par exemple, crĂ©er une matiĂšre d’une certaine couleur pantone nĂ©cessite un volume consĂ©quent. Cela ne peut ĂȘtre rĂ©alisĂ© sur un seul Ă©chantillon. Aussi, la production d’échantillons est plus manuelle qu’une production de masse. Cela peut engendrer un rendu diffĂ©rent entre l’échantillon de prĂ©production et le produit final.

Des limites techniques et Ă©conomiques existent aussi en termes de matĂ©riaux/matiĂšres, composantes et designs. Vous devez ĂȘtre conscient de ces limites avant de commencer Ă  produire. Sinon, vous risquez d’attendre toute votre vie un niveau de perfection qu’aucun fournisseur ne peut garantir.

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Coût d'un échantillon

Le coĂ»t dĂ©pend du type d’échantillon, et si de nouveaux outils sont nĂ©cessaires (des moules par exemple) pour le produire. Par exemple, vous ne devez normalement payer que pour la livraison, quand vous commandez un Ă©chantillon d’usine. En revanche, pour des Ă©chantillons de produits personnalisĂ©s, il se peut que vous finissiez par payer entre 10 € et des dizaines de milliers d’euros, en fonction du coĂ»t de l’outillage, s’il existe.

Optimisation des coûts de développement de nouveaux échantillons

Lorsqu’un Ă©chantillon est dĂ©veloppĂ©, l’achat d’un nouvel outillage reprĂ©sente les coĂ»ts les plus importants. De ce fait, rĂ©duire ce besoin vous aidera Ă  garder des coĂ»ts faibles. En revanche, cela implique que vous choisissiez des matiĂšres et composants prĂ©existants, plutĂŽt que de personnaliser des aspects selon vos propres exigences. Cette approche nĂ©cessite aussi que le fournisseur possĂšde d’emblĂ©e les machines et outils suffisants, ce qui n’est pas toujours le cas. Alors que de nombreux fournisseurs vous montreront un grand nombre de produits dans leurs catalogues, ils acceptent rarement que les importateurs utilisent des outils prĂ©vus pour d’autres acheteurs. Il n’est donc pas toujours possible de rĂ©utiliser des outils dĂ©jĂ  existants.

Spécification des échantillons

Le document principal est le tech pack (ou cahier des charges) qui comprends les informations suivantes : Croquis des designs, les spĂ©cifications des matĂ©riaux/matiĂšres, la nomenclature, des schĂ©mas Ă©lectriques
 Les fournisseurs utiliseront ce document durant la production des Ă©chantillons. Comme ces documents passeront entre plusieurs mains, il est crucial que les spĂ©cifications produites soient extrĂȘmement claires et simples Ă  comprendre. Ne laissez rien sujet Ă  interprĂ©tation, car cela peut facilement devenir un quiproquo.

DiffĂ©rence entre l’échantillon et le produit final

Cela peut aller dans les deux sens. Lors de la production d’échantillons le temps passĂ© par unitĂ© est plus important que pendant la production de masse. En outre, le rythme de production de masse Ă©tant plus soutenu, il peut mettre en lumiĂšre des problĂšmes de qualitĂ© qui Ă©taient jusqu’à prĂ©sent invisibles. Lorsque vous commandez le premier lot de votre produit final, vous devez rĂ©duire la quantitĂ© commandĂ©e autant que possible. Il est aussi recommandĂ© de faire inspecter les produits avant expĂ©dition. Cette derniĂšre recommandation doit en revanche s’appliquer Ă  chaque commande.

Droits de douane

Dans la plupart des pays, il existe des seuils d’importation, ou mĂȘme des exonĂ©rations de taxes pour les Ă©chantillons de production. Si l’échantillon est Ă©valuĂ© en dessous du seuil, vous n’avez pas besoin de payer des droits d’import. Mais, si le prix en douane de l’échantillon est supĂ©rieur au seuil, vous devez vous acquitter de droits d’importation et d’autres taxes Ă©ventuelles. Notez que cela peut rĂ©sulter en une somme significative, car l’outillage sera inclus dans la valeur en douane de votre Ă©chantillon. Ainsi, vous ne pouvez pas dĂ©clarer uniquement la valeur de l’échantillon et laisser de cĂŽtĂ© le prix de l’outillage nĂ©cessaire, que votre fournisseur inclura dans la valeur de l’échantillon.

douanier

Propriété intellectuelle

Afin qu’il puisse produire un Ă©chantillon, vous devez partager des informations potentiellement sensibles Ă  votre fournisseur, comme des logos et des designs uniques. De nombreux importateurs craignent que leur fournisseur leur vole leurs Ɠuvres. De telles inquiĂ©tudes sont fondĂ©es, car certains fournisseurs ont peu de scrupules. Vous pouvez demander Ă  votre fournisseur qu’il signe un accord de non-divulgation (NDA), avant de lui envoyer quelconque information. NĂ©anmoins, de tels accords sont difficilement applicables sans un support juridique professionnel, ce qui n’est pas Ă  la portĂ©e de la plupart des startups et petites entreprises. Et mĂȘme si vous rĂ©ussissiez Ă  faire appliquer le NDA, vous n’ĂȘtes pas garanti d’obtenir des compensations suffisantes de la part de vos fournisseurs. En outre, il est possible de contourner les NDA facilement en confiant la conception du produit Ă  une nouvelle sociĂ©tĂ© non liĂ©e par le contrat. Le seul moyen d’ĂȘtre sĂ»r Ă  100% est de faire breveter la conception et les fonctions de votre produit sur tous les plus grands marchĂ©s, le Vietnam inclus. Toutes les marques de commerce doivent aussi ĂȘtre enregistrĂ©es aux États-Unis, dans l’UE et en Chine. LĂ  aussi, c’est une procĂ©dure onĂ©reuse et chronophage qui n’est pas viable pour la plupart des startups et des PME. Malheureusement, il n’y a pas de façon rapide, simple et abordable de protĂ©ger votre propriĂ©tĂ© intellectuelle lorsque vous commandez des Ă©chantillons de produit au Vietnam, ou dans tout autre pays d’Asie.

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