Import/Export : le guide des documents et certifications

Avant de se lancer dans l’export

L’un des facteurs de prévisions est l’état de préparation de l’acheteur. En effet, votre cargaison est prête ainsi que tous les documents nécessaires, mais est-ce le cas du côté de votre acheteur ? Il est donc important de vérifier que chacun sache ce qu’il a à faire et à savoir afin de ne pas rester dans l’ignorance et effectuer une transaction sans faille.

Il ne faut alors pas se laisser envahir par la crainte d’échouer, mais bien vous accrocher et comprendre toutes ces informations pour réussir votre première exportation et permettre un nouveau départ à votre entreprise à l’international.

Dans cet article, nous allons vous présenter et vous détailler l’ensemble des certificats et des documents qui doivent être présentés avant de lancer votre expédition. Le commerce international est très règlementé et est souvent sujet à des changements, c’est pourquoi il faut toujours se tenir informé et se mettre à jour pour éviter des conséquences négatives sur votre entreprise. Tous les documents qui vont être présentés ne seront pas toujours requis en fonction de la marchandise que vous exportez, il s’agit là de vous donner un aperçu sur tout ce qui peut vous être réclamé afin d’établir votre première exportation.

Certificat d’origine 

Il s’agit du document certifiant le pays d'origine de la marchandise exportée. Il identifie clairement le lieu de fabrication et/ou de transformation de la marchandise et est exigé par le service des douanes du pays importateur lors de l’étape du dédouanement de la cargaison. Pour obtenir ce certificat depuis la France, vous pouvez faire la démarche en ligne sur le site www.formalites-export.com (GEFI) ou retirer l'imprimé auprès du service Formalités à l'international de la CCI dont vous dépendez. En fonction du pays de l’exportateur, le site de démarche en ligne sera différent, il vous suffit de vous renseigner sur internet pour l’obtenir. 

Certificat phytosanitaire 

Les marchandises et les produits végétaux tels que les plantes, les bulbes, les tubercules, les graines, les céréales, les fruits et légumes ou encore les fleurs coupées sont règlementés et nécessitent un certificat phytosanitaire ordonné par le pays importateur. Il s’agit alors d’une certification que les produits ne contiennent ni parasites (pesticides…) ni produit pouvant causer des maladies infectieuses. En règle générale, c’est le ministère de l’Agriculture qui délivre le certificat phytosanitaire, mais il est également possible de l’obtenir à travers des démarches en ligne, ce qui est souvent préféré par les importateurs.

Certificat de fumigation

La fumigation est nécessaire afin de s’assurer qu’une cargaison ne contient aucun nuisible. Ce document est fourni par une autorité de délivrance ou un agent de fumigation certifié par le gouvernement. Il s’agit alors de prouver qu'une cargaison ou les composants d'expédition d'un envoi ont été correctement fumigés. De nombreux pays d’Amérique du Sud, d’Asie ainsi que d’Océanie et d’Europe exigent cette certification et ne dédouaneront aucune marchandise sans celui-ci.

Certificat d’inspection 

Ce document permet de vérifier que les produits sujets à l’inspection étaient en bon état juste avant leur expédition. Certains importateurs et pays importateurs ordonnent ce certificat d'inspection, qui est en fait un rapport de constatations. Les produits périssables sont également inclus dans la marchandise.

Certificat d’inspection avant expédition 

Un certificat d'inspection avant expédition est un document commercial fourni par une agence d'inspection qui est toujours inclus dans le contrat de vente ou la lettre de crédit. Ce certificat est généralement exigé par les pays importateurs asiatiques et africains. Pour éviter tout malentendu dans votre propre liste de contrôle, demandez à l'acheteur de l'indiquer dans le contrat de vente.

Certificat Sanitaire

Le certificat sanitaire d'exportation est délivré par l'organisation gouvernementale du pays d'origine afin d'approuver la conformité de la marchandise destinée à la consommation humaine et de satisfaire aux critères de sécurité requis par la loi pour l'exportation de tels articles.

Certificat Halal 

Si vous commercialisez de la viande ou êtes exportateur, vous êtes probablement déjà au courant. Et si vous ne savez pas ce que c'est, il s'agit d'un certificat qui garantit que les produits et services destinés à la communauté musulmane répondent aux normes de la loi islamique et peuvent donc être consommés à la fois dans les nations à majorité musulmane et dans les pays occidentaux à forte population musulmane.

Certificat d’analyse 

Ce document énumère les résultats des tests scientifiques effectués sur des produits d'exportation comme les aliments ou les médicaments. Ce même certificat comprend également une liste des substances et de leurs quantités. Les organismes gouvernementaux exigent que tous les fabricants et exportateurs présentent ce certificat (retrouvez la liste des pays sur le site gouvernemental France AgriMer). Dans ce cas, l'autorité de certification peut le délivrer, sinon les exportateurs ou les producteurs peuvent le préparer dans leur propre laboratoire.

Certificat de radiation 

Certains pays qui acceptent les importations exigent que les produits alimentaires ou les plantes soient exempts de matières radioactives. Cette information figure généralement dans le contrat de vente, mais il est préférable de vérifier en ligne la liste des pays qui imposent cette certification.

Certificat d’ingrédients

Il est crucial de suivre la procédure lors de l'identification des ingrédients, des informations chimiques, des recommandations de stockage et de la durée de conservation. Tous les produits alimentaires sont soumis à une inspection et à une analyse par les ministères de la Santé des différents pays importateurs. En cas d'utilisation de graisses animales, le certificat doit préciser le type de graisse et indiquer que le produit ne contient pas de porc, de graisse de porc ou d’arôme de porc.

Lois sur le recyclage 

De nombreux pays importateurs appliquent des réglementations en matière d'emballage et de recyclage qui, si vous ne les respectez pas, peuvent avoir un impact négatif sur votre expédition. Selon la PPT (Plastic Packaging Tax) du Royaume-Uni, les emballages en plastique de toute expédition seront soumis à une taxe de 200 GBP par tonne métrique si la teneur en plastique recyclé est inférieure à 30 %. 

De même, la directive européenne sur les plastiques à usage unique interdit le transport de plastique à usage unique lorsque des substituts sont facilement disponibles. L'Australie dispose également d'autres lois, qui visent toutes à interdire totalement l'utilisation de plastique à usage unique dans tout emballage lié au transport. 

Si vous souhaitez exporter vos marchandises vers l'un de ces pays, vous devez par ailleurs obtenir un certain nombre de certificats spécifiques à chacun.

Marquage CE européen 

Si vous prévoyez d'exporter des marchandises vers l'UE, vous devez obligatoirement obtenir la certification et le marquage CE (Conformité Européenne). Cette certification approuve que le producteur a testé le produit et déterminé qu'il était apte à satisfaire aux réglementations européennes en matière de sécurité, de santé et de protection de l'environnement.

Certification obligatoire de la Chine (CCC)

La plupart des produits exportés en Chine doivent porter le marquage CCC pour être autorisés à entrer. La soumission de la demande aux autorités chinoises du CNCA, les tests de produits après acceptation de la demande, l'audit de l'usine et la délivrance du certificat sont autant d'étapes du processus de certification CCC. 

Les entreprises qui emballent, conditionnent ou stockent des marchandises destinées à l'exportation vers les États-Unis doivent être enregistrées auprès de la Food and Drug Administration, ainsi que le fabricant. Toute entreprise située en dehors des États-Unis peut facilement engager un agent de la FDA qui est enregistré pour l'aider à obtenir l'enregistrement auprès de la FDA. En tant qu'exportateur, vous devez contacter l'agent afin qu'il puisse parler en votre nom. Une demande d'enregistrement doit être soumise sur le site web du FDA Unified Registration and Listing System.

Une fois l'enregistrement terminé, un numéro d'enregistrement à 11 chiffres est attribué à votre adresse électronique enregistrée. Votre représentant de la FDA vous remet ensuite un certificat d'enregistrement. 

Il s'agit là de quelques-uns des certificats qu'un exportateur ou un importateur doit avoir en ordre avant de pouvoir commencer à conditionner l'article pour l'expédier. Vous devez disposer d'un certain nombre de documents en plus des certifications si vous voulez que le processus d'exportation soit facile.

Document d’entrée en douane

L'importateur doit présenter un document d'entrée en douane, qui est un accusé de réception délivré par le transporteur des marchandises et qui contient les conditions de livraison ainsi que les informations relatives à l'expédition, au moment du dédouanement, tandis que l'exportateur est responsable du connaissement.

Facture consulaire

La facture consulaire, qui incombe à l'importateur, est une déclaration du contenu et des particularités d'une cargaison ou d'un envoi qui a été autorisée par le consulat de la nation d'où l'article est importé. Afin de calculer les droits d'importation, les agents des douanes utilisent ce document pour recueillir des informations sur l'envoi et le coût des produits.

Lettre d’instructions de l’expéditeur

Fournie par l'exportateur, cette lettre d'instructions comprend les instructions d'expédition que le transitaire doit suivre pour s'assurer que les produits sont transportés avec précision et en toute sécurité de l'autre côté de la frontière. Le document comprend également les frais de transport et autres dépenses, ainsi que les modalités de facturation. 

Chaque étape de la procédure d'exportation vous offre la possibilité d'impressionner votre acheteur et d'établir avec lui un lien qui vous permettra de recevoir des commandes et des affaires répétées du même importateur. Il est donc essentiel de rester vigilant et d'éviter à tout prix les erreurs de communication.

Une exportation réussie dépend d'une communication claire entre vous et l'importateur, basée sur une recherche et une préparation approfondies. Cela vous permet à tous deux d'être sur la même longueur d'onde et d'éviter tout problème.