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Contrôle qualité
À quoi sert un contrôle qualité et à qui s’adresse-t-il ?
La fabrication est loin d’être un processus totalement maîtrisé. La question n'est donc pas de déterminer si, mais dans quelle mesure, des soucis de qualité peuvent endommager vos produits.
Voici les défauts les plus souvent constatés lors de contrôle qualités sur un lot avant expédition :
- Rayures
- Saletés
- Traces
- Problèmes mineurs sur la forme
Ils sont généralement inévitables, mais n’affectent pas la viabilité de vos produits. Cependant, il peut aussi y avoir des problèmes plus importants de qualité :
- Pièces désassemblées
- Erreurs d’étiquetage
- Erreurs de conception
- Erreurs de couleurs
- Dégâts trop impactants
En quelque sorte, les problèmes de qualité sont aussi inévitables que le jour et la nuit. Cela n’est pas une particularité vietnamienne, vous y serez certainement confronté peu importe le pays.
Néanmoins, ce qui est propre au Vietnam et à la plupart des pays asiatiques, c'est que vous ne pouvez pas renvoyer votre lot de produits si vous découvrez tous ces défauts dans votre propre pays.
Cela explique pourquoi les inspections de qualité sont un impératif pour tout importateur consciencieux. Vous ne pouvez faire l’impasse sur cette partie du processus.
L’inspecteur peut réaliser de nombreux tests de qualité, dans la limite des outils qu’il a à disposition avec lui. Voici généralement ce sur quoi les inspecteurs rendent des comptes :
- Photographies du produit et des étiquettes
- Mesure des dimensions
- Recherche visuelle de dommages et de défauts
- Tests de fonctionnement
- Tests de chute
- Tests de pression d'eau
- Vérification de l’emballage
Le but est de s’assurer que le produit est conforme aux spécifications et exigences de qualité requises.Le cabinet d’inspection vous enverra par mail un rapport contenant les photos et autres données collectées. Vous devrez le recevoir au plus tard un jour ouvrable après la date du contrôle. Ils peuvent par exemple vous envoyer les dimensions empiriques, des descriptions des défauts trouvés sur votre produit, entre autres informations. Vous pouvez également demander des vidéos.
N'oubliez pas que le rapport reprend la checklist de contrôle qualité que vous leur avez fournie. Les inspecteurs n'improviseront pas les critères d’évaluation le jour de la visite.
Le rapport contient des images et des descriptions de chaque défaut trouvé. Vous devez vous baser sur les conclusions qu’il apporte, pour décider si vous approuvez ou refusez la commande fournie.
N'oubliez pas que vous devez définir avec votre fournisseur un taux de défaut toléré dans le contrat de vente, avant de passer la commande. Sinon, il sera difficile pour vous de faire valoir auprès du fournisseur votre réponse négative le cas échéant.
Le contrôle qualité face aux fournisseurs
Premièrement, vous ne devriez jamais collaborer avec un fournisseur qui est contre l’idée de subir un contrôle qualité.
Les fournisseurs qui hésitent ou bien refusent qu’un contrôle qualité puisses déterminer l’état du lot avant expédition ont toujours quelque chose à cacher ou à se reprocher. Ces fournisseurs ont soit l’intention de vous arnaquer soit de sous-traiter votre commande en partie à un atelier de misère. Vous devez informer votre fournisseur sur vos intentions de contrôle le plus tôt possible dans votre relation. Et idéalement bien avant de passer une commande auprès de lui.
Il est essentiel de faire comprendre au fabricant que vous êtes un acheteur sérieux, avec un processus de contrôle de la qualité en place. Pas un de ces acheteurs novices qui se plie en quatre à chaque demande du fournisseur.
Les fournisseurs vietnamiens n’ont absolument aucune pitié avec les acheteurs qui cèdent facilement à leurs demandes.
Ils aiment bien tester leurs clients grâce à des méthodes peu scrupuleuses, par exemple en affirmant qu’un contrôle de la qualité n’est pas nécessaires, et qu’ils ont déjà exporté vers votre marché à maintes reprises. Ne vous laissez pas faire.
Procéder au controle qualité
De nos jours, la plupart des cabinets d’audit de la qualité proposent des réservations en ligne. Généralement, vous devrez leur apporter les informations suivantes pour préparer l’inspection :
- Nom du fournisseur
- Détails du contact
- Adresse de l’usine
- Spécifications du produit
- Quantité
- Checklist de contrôle qualité
- Date d'inspection
Si vous avez besoin de conseils l'entreprise concernant l’inspection et la checklist, vous devez les contacter au moins 3 semaines à l'avance. Mais généralement, il faut s’y prendre le plus tôt possible.
La plupart des entreprises d’audit qualité annoncent qu'elles prennent seulement en compte les réservations effectuées 72 heures avant la date d’inspection. Mais cela suppose que vous avez déjà une checklist fiable de contrôle de la qualité.
La plupart des agences réputées facturent environ 250 € par inspection, frais de déplacement inclus. Cependant, certains agents facturent entre 120 et 170 € par inspection. Là encore, ce sont des tarifs raisonnables et normaux.
L’inspection des produits
Deux solutions s’offrent à vous pour le moment de l’inspection. La meilleure solution serait une inspection de la qualité sur site pendant la production. L’autre solution qui est aussi la plus commune, est de faire inspecter les produits avant le paiement du solde de la facture et l’expédition.
Un contrôle de la qualité pendant la phase de production peut vous aider à détecter les éventuels problèmes, comme des matériaux ou couleurs incorrects à un stade précoce. Cela peut vous permettre de les corriger pendant avant qu’elles aient un trop gros impact.
Si le volume de votre commande excède les 10 000 €, il est fortement recommandé de contrôler deux fois la qualité, lors des inspections de production et avant expédition. L’objectif de l'inspection est de constater l'état de vos produits. Vous pouvez demander à l’inspecteur de signaler tout ce qui peut être usuellement remarqué pour le type de produit que vous sourcez. 
Par exemple, vous souhaitez des photos du lot et du produit, des dimensions, une vérification de l'emballage et une inspection visuelle.
L’agent d’inspection procédera à toutes les vérifications que vous lui indiquez, donc n’oubliez rien et mieux vos trop que pas assez. Gardez à l'esprit que c’est vous l'expert, et que vous connaissez par cœur votre produit.
En outre, vous devez aussi indiquer à l'inspecteur d'examiner de plus près les problèmes de qualité détectés au cours de l'échantillonnage du lot.
La plupart des entreprises de contrôle de la qualité sont compétentes pour inspecter tous types de produits. En fin de compte, cela revient à ce que vous écrivez dans la checklist du contrôle de la qualité. Il n’y a presque aucune entreprise d’audit de la qualité spécialisée dans certaines catégories de produits. Ce qui compte, c’est qu’ils aient un historique à leur avantage, et que vous fournissiez une checklist claire et mesurable.
Envoie des échantillons de préproduction à l’agence de contrôle
Ce n’est pas obligatoire, mais cela peut aider l’inspecteur à mieux appréhender le produit avant l’inspection. Mais de manière générale, la plupart des importateurs n’envoient pas d’échantillons avant la production.
Les échantillons de référence montrent toute leur utilité pour la vérification de tissus et d’autres matériaux lors d’une inspection, car il est par ailleurs difficile de confirmer si le produit est conforme à vos attentes sans ces références. Certains tests de qualité peuvent plus ou moins altérer le produit. Ces tests qui déterminent la résistance de vos produits sont les contrôles ignifuge, le poids des et les tests de pression d’eau.
Cela dit, vous n’avez seulement une unité de votre lot est nécessaire à réaliser la plupart de ces tests.
Bien sûr, vous pouvez vous rendre au Vietnam et visiter l’usine par vous-même. C’est même quelque chose qu’il est recommandé de faire avant de passer votre première commande.
Toutefois, en ce qui concerne le contrôle de la qualité, vous économiserez non seulement de l'argent sur le coût des hôtels, les vols et les visas, mais vous constaterez également que l'inspecteur de la qualité fait un meilleur travail que vous ne le feriez vous-même.
Il y a bien sûr des exceptions, mais un inspecteur professionnel réussira à trouver plus de défauts qu'un acheteur débutant, tant il connaît les trucs et astuces des fournisseurs.
N'oubliez pas, vous devez faire inspecter chaque commande. Comme indiqué, la production n'est pas une science exacte et un composant défectueux ou endommagé peut ruiner intégralement le lot. Étant donné qu'un produit défectueux peut anéantir votre réputation, et même mener à la suspension de votre compte Amazon, il est impératif de vérifier la qualité avant l'expédition.
De plus, votre fournisseur sera beaucoup plus appliqué pour réaliser votre lot, s'il sait que vous allez le faire inspecter. Si vous ne lui mettez pas une pression quelconque, votre fournisseur ne se l’appliquera pas naturellement.
L'inspecteur peut vérifier les étiquettes et la conformité aux exigences mécaniques (c.-à-d. bords tranchants ou pièces non-attachées).
Cependant, il ne dispose pas du matériel nécessaire pour effectuer des tests de sécurité plus complexes sur les produits comme des tests électriques ou de compatibilité électromagnétique), ou des contrôles de métaux lourds et de produits chimiques.
Bien que les équipements portables de test ne soient qu’à leur phase d’essai, le rôle des entreprises de contrôle de la qualité continuera de s’élargir, mais ce temps n’est pas encore venu.
De tels tests de conformité aux normes doivent être opérés entreprise accréditée, telle que SGS ou TÜV. L’agent d’inspection peut collecter des échantillons de lots et les envoyer à un laboratoire à votre demande.
N'oubliez pas que les entreprises de contrôle qualité et de test en laboratoire sont distinctes, vous devrez donc les payer séparément. Par ailleurs, des tests en laboratoire sont souvent plus coûteux que le contrôle de qualité.
Que se passe-t-il si un défaut de qualité est détecté ?
Il est très probable que des problèmes de qualité soient rencontrés. Si l'inspecteur ne constate que quelques problèmes de qualité mineurs, vous pouvez approuver la commande.
En revanche si les problèmes sont plus graves, vous devez demander à votre fournisseur de réparer les produits ou bien de refaire totalement le lot. Vous devrez ensuite faire inspecter le nouveau lot.
N'oubliez pas que vous devrez communiquer avec le fournisseur directement. L'agent ne peut pas servir d’intermédiaire pour négocier une indemnisation ou quoi que ce soit avec votre fournisseur. Si vous découvrez des problèmes de qualité dans vos locaux, vous n’avez plus aucun moyen de pression envers votre fournisseur. Vous ne pouvez pas renvoyer le lot à votre fournisseur, ni même le contraindre à vous rembourser.
Vous vous retrouverez donc avec un stock de produits non commercialisables, en considérant que vous ayez réussis à passer les douanes. Car si les douanes refusent votre marchandise à cause de sa non-conformité aux standards européens, la réexportation de votre lot au Vietnam vous sera facturée.
La plupart des problèmes de qualité sont causés par des malentendus ou une mauvaise coopération entre l’acheteur et le fournisseur. Aucun fournisseur ne voudra écouter vos remarques, tout simplement parce que les produits ne sont pas à la hauteur de ce que vous considérez comme être une "bonne qualité".
Vous devez absolument tout mettre au clair par écrit dans le contrat de vente, avant de lancer tout processus de production.
Les problèmes de qualité après distribution sont très délicats à gérer, car ils peuvent être difficiles à détecter lors des contrôles qualité. Ces problèmes peuvent inclure par exemple des composants électroniques défectueux, ou bien d’autres parties collées qui se détachent.
C’est pourquoi vous devez confronter votre produit à l’usure, en le soumettant à un test de stress.
Par exemple, si votre lot est destiné au marché européen ou nord-américain, vous pouvez essayer de savoir comment le produit réagit à des températures inférieures à 0°C.
Pourquoi ne puis-je pas laisser le fournisseur réaliser le contrôle qualité ?
Votre fabricant a certainement mis en place un système de gestion de la qualité dans ses usines, mais sa perception de la qualité n’est certainement pas alignée à la vôtre. De plus vous ne devez pas vous attendre à ce qu’il soit impartial en ce qui concerne votre commande, ni de bonne fois lors de la rédaction du rapport de qualité.
Au lieu de cela, vous devez engager un tiers de confiance, disposant d’une expérience vérifiée dans le secteur du contrôle qualité, pour vous fournir un rapport indiquant l’état réel de votre lot avant expédition.
Certains fournisseurs vous soutiendront qu'aucune inspection par un tiers n'est utile, car ils vérifieront les produits eux-mêmes. Et certains acheteurs naïfs leur font totalement confiance et obtiennent le résultat qu’ils méritent.
Tests en laboratoire
A quoi sert un test en laboratoire et pourquoi est-il utile ?
Vous devez absolument être au courant que de nombreux produits sont régis par plusieurs normes de sécurité ou restrictions chimiques.
Par exemple, les produits pour enfants importés au sein de l’UE sont réglementés par la directive EN 71, qui contraint les importateurs à présenter des rapports de tests en laboratoire émanant d’une tierce partie accréditée.
En tant que tel, un rapport de test est simplement un document qui atteste de la conformité d’un produit aux réglementations et normes qui lui sont inhérentes.
Les tests en laboratoire sont obligatoires pour de nombreuses catégories de produits, mais pas pour la plupart. En théorie, l'obtention d'un rapport de test est facultative pour la majorité des cas. Un produit doit toujours être conforme au marché sur lequel il doit être distribué, sans aucune exception. Un test en laboratoire tiers est la seule possibilité pour vérifier que le produit est réellement conforme. Bien que les produits non conformes puissent passer la douane, ils ne sont pas à l’abri d’un contrôle ultérieur.
S'ils passent la douane et qu’un contrôle ultérieur mets en lumière leur non-conformité, ils seront soumis à un rappel forcé. En d'autres termes, un naufrage total pour toute start-up ou PME.
D’autre part, Amazon et les détaillants sont de plus en plus minutieux concernant les réglementations et normes applicables aux produits. Ils exigent de leurs fournisseurs qu'ils apportent une documentation complète de conformité.
Si vous ne fournissez pas la documentation de conformité appropriée, qui ne se limite généralement pas à des rapports de test en laboratoire, votre lot de produits peut être bloqué en douane ou bien le produit ne peut plus être vendu.
Un test en laboratoire est souvent conçu autour d’une certaine réglementation, norme ou produit chimique. Par exemple, vous pouvez demander au laboratoire un rapport de test REACH SVHC.
Pourquoi mon fournisseur ne peut réaliser ce test lui-même ?
Les fabricants manquent à la fois des compétences et du matériel nécessaire, et souvent onéreux, pour effectuer des tests en laboratoire eux-mêmes.
Cela dit, même s'ils possèdent l’expertise et le matériel nécessaire pour gérer les tests, vous ne devez pas leur faire confiance. Ils ne vous communiqueront certainement pas de résultats de test honnêtes et non biaisés.
Quand vous engagez un laboratoire de conformité accrédité et réputé, vous avez la garantie que les rapports fournis sont exacts et formels, même si le résultat n'est pas favorable au fournisseur.
Les fournisseurs paient très rarement les tests en laboratoire, surtout lorsque c’est un produit OEM. Cela dit, certains grands fabricants testent les matériaux qu’ils utilisent pour de nombreuses commandes différentes.
In fine, l'importateur finit toujours par payer le test en laboratoire d’une manière ou d’une autre, car les coûts du test s'ajoutent au prix d’usine.
Prix pour le test de mes produits
Les frais de test dépendent des paramètres suivants :
- Le nombre de réglementations et d'essais requis
- Le nombre de modèles de produits différents
- Le nombre de matériaux et composants différents
- Le nombre de couleurs différentes
Pour certaines catégories de produits, telles que les jouets et l’électronique, les tests sont payables par modèle ou par SKU. Cela implique que deux références différentes doivent être testées, même si elles contiennent les mêmes matériaux et composants.
Cependant pour une importation de vêtements, un rapport de test par matériau peut être suffisant. Par conséquent, le coût final d’un produit dépend également de sa catégorie et de sa complexité. Vous trouverez dans le tableau suivant quelques exemples de coûts :
| Produit | Description | Test | Coût |
| T-Shirt | 100% Coton, 2 couleurs | REACH | 400€ |
| T-Shirt | 100% Coton, 4 couleurs | REACH | 700€ |
| Batterie externe | Batterie Li-ion, 1 modèle | LVD, RoHS | 800€ |
| Ours en peluche | 1 modèle | EN 71 | 800€ |
Même si une couleur ou un matériau supplémentaire ne multiplie pas par 2 le coût d'un test en laboratoire, le prix peux facilement être augmenté de 20%. Les coûts étant fonction du nombre de réglementations, de SKU, de couleurs et de composants, vous pouvez réduire vos coûts de tests en laboratoire grâce aux astuces ci-dessous :
-
Limitez le nombre de marchés que vous souhaitez pénétrer en même temps. Cela vous permettra d’avoir moins de règlementations auxquelles vous devrez vous conformer
- Commencez avec un nombre réduit de SKU
- Utilisez les mêmes couleurs et composants sur autant de SKU que possible
Les rapports de tests antérieurs de vos fournisseurs sont essentiels pour déterminer s’ils peuvent produire des articles conformes. Mais dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas utiliser d’anciens rapports de test comme garantie de la conformité des produits que vous avez commandés. Il faut des rapports de tests réalisés sur vos produits précisément.
Si vous affichez des rapports de tests antérieurs ou qui ne sont pas directement liés à vos produits, les marchandises seront saisies par les autorités douanières en cas de contrôle.
Nationalité du laboratoire
Vous n’avez pas besoin de faire tester les produits dans un laboratoire de votre pays, tant que le laboratoire que vous engagez est accrédité par les autorités gouvernementales de votre marché cible.
De ce fait, de nombreux acheteurs préfèrent utiliser des laboratoires basés au Vietnam ou en Asie, car cela permet d’obtenir les rapports de test beaucoup plus rapidement.
Vous pouvez donc demander à votre fabricant d’envoyer des échantillons à des laboratoires présents dans le pays.
Aujourd'hui, toutes les grandes entreprises occidentales d’analyses de conformité sont présentes au Vietnam et en Asie du sud-est plus globalement.
Vous ne devez collaborer qu'avec des entreprises de test de conformité bien connues et établies, agréées aux États-Unis et dans l'Union Européenne.
En effet, la plupart des pays ne reconnaissent que les rapports de tests émanant de sociétés accréditées. Vous pouvez trouver des répertoires de sociétés de tests de conformité approuvées sur divers sites internet gouvernementaux.
En outre, vous devez vous poser ces 3 questions pour sélectionner une entreprise de test de conformité :
- Propose-t-elle des tests de conformité aux normes et réglementations applicables sur mon marché cible ?
- A-t-elle de l'expérience concernant la catégorie de produit que je fais fabriquer ?
- A-t-elle des locaux au Vietnam ?
Fournisseurs et échantillons
Vous ne devez jamais laisser votre fournisseur booker le test en laboratoire en votre nom. Il y a plusieurs bonnes raisons à cela :
-
Il peut choisir un laboratoire de test non-accrédité, qui produira des rapports de test non-valides in fine. Ils peuvent aussi créer de toutes pièces des rapports de tests ou corrompre l’entreprise de test choisie pour obtenir un rapport en leur faveur.
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Le fournisseur peut ne pas connaître les réglementations appliquées dans votre marché. Par conséquent, il peut commander un test non-approprié qui ne corresponds pas aux règlementations, normes ou restrictions de votre marché cible.
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De toute façon, vous finirez par payer pour le test. Si vous demandez à votre fournisseur de le réserver pour vous, la transparence n’est pas garantie et vous êtes exposés aux risques décrits dans les points précédents.
Vous pouvez envoyer vous-même les échantillons par courrier à l'entreprise de tests, ou bien demander à votre fabricant de le faire pour vous. Avant que l’échantillon soit soumis à la société de test, vous devez confirmer les informations suivantes :
- Personne de contact, numéro de téléphone et adresse
- Code ou numéro d'identification de l'échantillon
- Nombre d'échantillons nécessaires
Si vous demandez à votre fournisseur d’envoyer les échantillons, veillez à obtenir un moyen d’identifier l’échantillon envoyé, comme une photo... Il n’est pas rare qu’un fournisseur envoie un échantillon spécialement conçu pour réussir les tests de conformité, et qui ne représentent donc pas le lot que vous avez commandé. De nombreux importateurs se méprennent en pensant que des contrôles de conformité peuvent être réalisés au moment de l’inspection de qualité. Or ce n’est pas le cas, car les tests de conformité nécessitent du matériel de laboratoire coûteux et qui ne peut pas être transporté.
De plus, cela nécessite également des compétences seulement possédées par des ingénieurs chimistes ou électriciens à ce jour.
Cela dit, vous pouvez demander à l’inspecteur de la qualité qu’il prélève des échantillons du lot, et les envoie ensuite au laboratoire de test. De cette façon, vous êtes assuré que les échantillons sont prélevés sur votre lot.
Les tests en laboratoire sont réalisés pour démontrer la conformité à une ou plusieurs directives ou réglementations. Par conséquent, vous devez indiquer au laboratoire les réglementations et normes (c’est-à-dire REACH, LVD, EN 71…) inhérentes à votre marchandise dans le marché cible.
La plupart des laboratoires de tests de conformité peuvent vous conseiller. Vous pouvez aussi engager un consultant et contacter les autorités de votre marché avant d'importer des produits en provenance d'Asie.
Cela dit, les tests en laboratoire ne sont pas la seule chose à prendre en compte concernant la conformité de vos produits. Vous devrez peut-être émettre une documentation spécifique en fonction de votre produit. La plupart des produits requièrent aussi d’être étiqueté d’une façon précise. Le laboratoire de tests a besoin d’un certain nombre d’échantillons en fonction des composants, couleurs, SKU et tests. En général, il est demandé de fournir 3 à 4 articles échantillons pour que le produit soit correctement testé.
Confirmez le nombre d'échantillons requis auprès de l’entreprise de test et informez votre fabriquant en conséquence.
En règle générale, les échantillons sont détruits à la suite du test de conformité. Par conséquent, vous ne devez pas vous attendre à les récupérer.
Cependant, il y a toujours des exceptions. Les prototypes soumis pour des contrôles généraux ou pour un processus de certification (par exemple, des composants électriques testés EMC) ne doivent pas nécessairement être détruits.
Environ 1 à 2 semaines sont usuellement nécessaires pour que le test en laboratoire soit terminé et que le rapport vous soit envoyé. De nos jours, les rapports de test sont principalement envoyés par mail, plutôt que par voie postale.
Si le produit ne réussit pas les tests de conformité, vous devez résoudre le problème avec votre fabricant vietnamien. Dans les meilleures situations, la non-conformité peut être résolue en remplaçant le composant ou matériau problématique.
Cependant, dans la plupart des cas, il est impossible de "rendre" un produit conforme, surtout en ce qui concerne les quantités de produits chimiques et métaux lourds qu’ils contiennent.
Dans cette situation, le fournisseur doit vous refaire entièrement le lot, car tous les articles sont très probablement problématiques.
Dois-je obtenir d’autres documents que le rapport de tests ?
La conformité du produit nécessite souvent bien plus que des tests en laboratoire. Comme mentionné précédemment, les tests sont obligatoires pour certaines catégories de produit, mais pas pour la plupart.
En tant que tel, c’est à l'importateur que reviens la décision si le produit doit être testé ou non.
Et même s’il s’avère que les tests de laboratoire ne sont pas obligatoires, il se peut que certains documents le soient pour certains produits que vous importez. En outre, la plupart des produits sont également soumis à des exigences précises en matière d’étiquetage, comme Made in Vietnam et la marque CE.
Dans l'UE, de nombreux produits doivent avoir la marque CE, qui contraint l’importateur à produire un dossier technique comprenant les designs de conception, la nomenclature, l'évaluation des risques, le guide utilisateur...
