Acheter des échantillons au Vietnam : Le guide complet

La commande d’échantillons est une partie clé du processus d’importation. Toutefois, il n’y a pas qu’un type d’échantillon, et chaque échantillon a un rôle bien précis. Nous expliquons dans cet article, tout ce qu’un importateur doit savoir à propos de la commande d’échantillons au Vietnam. Cela concerne les échantillons d’usine, les échantillons de préproduction et les échantillons de lots.
Une FAQ en fin de page répond aux plus communes questions que nous recevons, concernant le développement d’échantillons, la protection de la propriété intellectuelle, les méthodes de fret et le coût moyen d’un échantillon.

Les différents types d’échantillons

Les échantillons d’usine

Il s’agit d’un échantillon « prêt à l’emploi » qui n’est pas produit selon les designs ou les personnalisations demandées par l’acheteur. Il sert de témoin au fournisseur concernant sa capacité à produire les articles requis par l’acheteur. Généralement, les échantillons d’usine sont commandés durant la première phase de vérification, car ils peuvent être commandés à un grand nombre de fabricants et fournis assez rapidement.

Toutefois, un échantillon d’usine ne prouve pas que le fournisseur a la capacité de fabriquer un produit personnalisé. En tant que tel, l’échantillon d’usine servira comme une première introduction, plutôt qu’à sélectionner le fournisseur à qui vous ferez produire vos produits. Généralement, les échantillons d’usine peuvent-être divisés en trois catégories :

• Les échantillons de matière/matériaux (ex : les échantillons de tissus)
• Les produits standardisés (ex : composants de machines)
• Les échantillons de lots fabriqués pour d’autres acheteurs précédents

Les échantillons de préproduction (design personnalisé ou marque privée)

Les échantillons de préproduction servent à vérifier la capacité du fabricant à produire votre produit, selon vos spécifications. Il fait partie intégrante d’un procédé d’apprentissage, autant pour l’acheteur que pour le fabricant. Développer de nouveaux échantillons n’est pas une chose facile, et le taux d’échec est élevé. Pour qu’un produit soit conforme à vos designs, plusieurs semaines comme plusieurs mois peuvent être nécessaires, voire des années dans certains cas extrêmes.

Cela fait partie de la procédure et peu de fournisseurs seront capable de répondre à vos exigences. Ainsi, vous devez avoir des fournisseurs de remplacement pouvant produire pour vous, au cas où votre premier fournisseur ne puisse finalement répondre à vos exigences.

Il est aussi important de fournir à votre fournisseur des spécifications produit claires, avant que la production soit lancée. Ne laissez pas le fournisseur combler les zones d’ombre à votre place, car il pourra prendre l’initiative d’utiliser des matériaux de mauvaise qualité.

Jusqu’à ce que vous possédiez un échantillon approuvé, vous ne pouvez pas savoir si le fournisseur est capable de répondre à vos exigences produites. Vous ne devez pas passer une commande avant que votre fournisseur et vous ayez atteint ce jalon. Cela explique l’importance des échantillons de préproduction.

Les échantillons de production/de lot

Un échantillon de lot est collecté sur un lot volumineux de produits. Les échantillons de lot sont utilisés pour différents objectifs :

• Contrôle qualité
• Tests en laboratoires
• Tests fonctionnels

Cet échantillon doit être collecté par un tiers de préférence, pour être sûr que le fournisseur n’envoie pas d’échantillons ne faisant pas partie d’un autre lot de produits.

N’attendez pas un échantillon parfaitement représentatif de votre produit

En terme d’échantillons de préproduction, ce que peuvent fournir les fabricants est très restreint. Par exemple, créer une matière d’une certaine couleur pantone nécessite un volume conséquent. Cela ne peut être réalisé sur un seul échantillon. Aussi, la production d’échantillons est plus manuelle qu’une production de masse. Cela peut engendrer un rendu différent entre l’échantillon de préproduction et le produit final.

Des limites techniques et économiques existent aussi en termes de matériaux/matières, composantes et designs. Vous devez être conscient de ces limites avant de commencer à produire. Sinon, vous risquez d’attendre toute votre vie un niveau de perfection qu’aucun fournisseur ne peut garantir.

Coût d’un échantillon

Le coût dépend du type d’échantillon, et si de nouveaux outils sont nécessaires (des moules par exemple) pour le produire. Par exemple, vous ne devez normalement payer que pour la livraison, quand vous commandez un échantillon d’usine. En revanche, pour des échantillons de produits personnalisés, il se peut que vous finissiez par payer entre 10 € et des dizaines de milliers d’euros, en fonction du coût de l’outillage, s’il existe.

Optimisation des coûts de développement de nouveaux échantillons

Lorsqu’un échantillon est développé, l’achat d’un nouvel outillage représente les coûts les plus importants. De ce fait, réduire ce besoin vous aidera à garder des coûts faibles. En revanche, cela implique que vous choisissiez des matières et composants préexistants, plutôt que de personnaliser des aspects selon vos propres exigences. Cette approche nécessite aussi que le fournisseur possède d’emblée les machines et outils suffisants, ce qui n’est pas toujours le cas. Alors que de nombreux fournisseurs vous montreront un grand nombre de produits dans leurs catalogues, ils acceptent rarement que les importateurs utilisent des outils prévus pour d’autres acheteurs. Il n’est donc pas toujours possible de réutiliser des outils déjà existants.

Spécification des échantillons

Le document principal est le tech pack (ou cahier des charges) qui comprends les informations suivantes : Croquis des designs, les spécifications des matériaux/matières, la nomenclature, des schémas électriques… Les fournisseurs utiliseront ce document durant la production des échantillons. Comme ces documents passeront entre plusieurs mains, il est crucial que les spécifications produites soient extrêmement claires et simples à comprendre. Ne laissez rien sujet à interprétation, car cela peut facilement devenir un quiproquo.

Différence entre l’échantillon et le produit final

Cela peut aller dans les deux sens. Lors de la production d’échantillons le temps passé par unité est plus important que pendant la production de masse. En outre, le rythme de production de masse étant plus soutenu, il peut mettre en lumière des problèmes de qualité qui étaient jusqu’à présent invisibles. Lorsque vous commandez le premier lot de votre produit final, vous devez réduire la quantité commandée autant que possible. Il est aussi recommandé de faire inspecter les produits avant expédition. Cette dernière recommandation doit en revanche s’appliquer à chaque commande.

Droits de douane

Dans la plupart des pays, il existe des seuils d’importation, ou même des exonérations de taxes pour les échantillons de production. Si l’échantillon est évalué en dessous du seuil, vous n’avez pas besoin de payer des droits d’import. Mais, si le prix en douane de l’échantillon est supérieur au seuil, vous devez vous acquitter de droits d’importation et d’autres taxes éventuelles. Notez que cela peut résulter en une somme significative, car l’outillage sera inclus dans la valeur en douane de votre échantillon. Ainsi, vous ne pouvez pas déclarer uniquement la valeur de l’échantillon et laisser de côté le prix de l’outillage nécessaire, que votre fournisseur inclura dans la valeur de l’échantillon.

Propriété intellectuelle

Afin qu’il puisse produire un échantillon, vous devez partager des informations potentiellement sensibles à votre fournisseur, comme des logos et des designs uniques. De nombreux importateurs craignent que leur fournisseur leur vole leurs œuvres. De telles inquiétudes sont fondées, car certains fournisseurs ont peu de scrupules. Vous pouvez demander à votre fournisseur qu’il signe un accord de non-divulgation (NDA), avant de lui envoyer quelconque information. Néanmoins, de tels accords sont difficilement applicables sans un support juridique professionnel, ce qui n’est pas à la portée de la plupart des startups et petites entreprises. Et même si vous réussissiez à faire appliquer le NDA, vous n’êtes pas garanti d’obtenir des compensations suffisantes de la part de vos fournisseurs. En outre, il est possible de contourner les NDA facilement en confiant la conception du produit à une nouvelle société non liée par le contrat. Le seul moyen d’être sûr à 100% est de faire breveter la conception et les fonctions de votre produit sur tous les plus grands marchés, le Vietnam inclus. Toutes les marques de commerce doivent aussi être enregistrées aux États-Unis, dans l’UE et en Chine. Là aussi, c’est une procédure onéreuse et chronophage qui n’est pas viable pour la plupart des startups et des PME. Malheureusement, il n’y a pas de façon rapide, simple et abordable de protéger votre propriété intellectuelle lorsque vous commandez des échantillons de produit au Vietnam, ou dans tout autre pays d’Asie.