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Tout d’abord, assurez-vous des régulations produits applicables
Si vous êtes basé en Europe ou en Amérique du nord, sachez que des normes produits très strictes sont appliquées comme la Conformité Européenne CE et la CPSIA. Certaines régulations sont focalisées sur le produit, comme les textiles, les montres tandis que d’autres sont focalisées sur les substances comme le Bisphénol A, le plomb, les phtalates…
Aux Etats-Unis, il y a des normes s’appliquant sur l’ensemble du pays comme la CPSIA, et d’autres spécifiques à chaque état. Cette situation est similaire au sein de l’UE, certaines directives s’appliquant à toute la communauté économique comme la CE et REACH, tandis que d’autres sont propres à chaque pays comme le M1 en France.
Comme certaines normes sont propres à une catégorie de produits, vous devez connaître absolument celles inhérentes au produit que vous souhaitez concevoir, avant toute démarche de production. N’espérez pas que votre fournisseur vous aide, c’est un fabricant, qui applique les exigences et contraintes qu’on lui impose. C’est à vous ou à un expert que vous recrutez d’effectuer ces recherches.
Sinon, vous importerez des produits illégaux, car non conformes. Ces produits seront bloqués en douane, renvoyés ou détruits et vous pourrez avoir une amende. Cela peut être bien pire si un consommateur est blessé ou affecté physiquement par votre produit. Vous ne serez pas non plus légalement intouchable, si vos produits sont aux normes.
Ensuite, vérifiez les exigences d’étiquetage
L’étiquetage de vos produits est autant strictement encadré que leur composition. Les directives d’étiquetage dépendent avant tout de votre produit, et peuvent donc s’appliquer directement dessus sous diverses formes.
Par exemple, aux Etats Unis, la CPSIA précise que chaque étiquette doit contenir des informations sur le vendeur, comment le contacter, son adresse, mais aussi sur les pictogrammes de sécurité, le pays d’origine…
Dans l’UE, les régulations sont encore plus précises. Le marquage CE doit être présent sur chaque article, son emballage et son manuel d’utilisation et faire au moins 5 mm de diamètre.
Même si le fournisseur a prouvé qu’il avait déjà fabriqué des produits selon vos normes, n’attendez pas qu’il soit autonome sur cet aspect. Avant de commencer, confirmez avec lui comment vos produits doivent être étiquetés, pour être sûr que tout soit fait dans les règles de l’art.
Confirmez que votre fournisseur ait déjà produit des articles similaires au votre
Peu importe le domaine, moins de 5% de fournisseurs sont capables de prouver une quelconque capacité à produire selon les standards européens, australien ou américains. Cela n’est pas anodin, car c’est la seule manière de savoir si votre production sera effectuée selon les standards que vous demanderez, en évitant toute présence ou excès de substances chimiques restreintes. Cela requière un niveau d’expertise non négligeable, qui n’est pas à la portée de tous les fournisseurs vietnamiens.
Envoyez-lui vos spécifications produits ainsi que le tech pack
Un a priori répandu consiste à penser que les fournisseurs peuvent s’occuper du design et de la conception de votre produit. Que nenni. Les fournisseurs vietnamiens ne se chargent que de la production, selon les designs et les spécifications que vous leur précisez. Ainsi vous devez leur fournir des spécifications produits et un cahier des charges détaillé. Admettons que vous souhaitez faire produire des t-shirts, alors, vos spécifications prendront cette forme.
Spécifications du produit
- Matière : 90% coton, 10% polyester
- Densité du tissu : 180 g/m2
- Colle : rond
- Anti-boulochage : Oui
- Anti-rétrécissement : Oui
- Anti-pli : Oui
- Dimensions par taille
- Coloration : Unie
- Logo : brodé
- Couleur : Bleu Pantone…
Documents de design
- Schémas incluant les dimensions pour toutes tailles
- Document du logo : impression ou brodure
- Dessins d’étiquette
- Exemplaires de produits déjà existants (si reproduction)
Échantillons de référence
- Échantillon de couleur
- Échantillon de matière si possible, comme les tissus utilisés…
- Échantillons de produits, si vous souhaitez reproduire un produit déjà existant, ou certains éléments de design
Exigences de conformité
- Couleurs sans colorants azoïques
- Pas de formaldéhydes
- Conformité à REACH
Cela peut sembler long, mais même si vous importez des produits ODM ou standards d’usine, vous devrez tout préciser à votre fournisseur. La cause principale d’échec chez les importateurs est leur incapacité à fournir des spécifications exhaustives claires et précises à leur fournisseur. Un cahier des charges vague et non détaillé peut être interprété selon un nombre infini de manière possible.
Mais ce n’est pas tout, car votre fournisseur improvisera, au lieu de vous demander plus d’informations, si vous ne l’informez pas de détails importants concernant le produit comme la densité des textiles, ou la couleur précise. Si vous êtes chanceux vous devrez au pire vendre vos produits au rabais à cause de défauts mineurs de conception. Si vous omettez de leur transmettre d’importantes informations, comme les normes sur les substances chimiques, vous vous retrouverez possiblement avec un stock de produits invendables dans votre pays. Il est ainsi extrêmement important d’être précis en s’approvisionnant au Vietnam, peu importe le type de produits.
La production d’échantillons
Avant que votre produit OEM soit fabriqué massivement, vous devez vous assurer que le fournisseur est capable de produire selon vos exigences. La seule façon de le vérifier est de laisser votre fournisseur fabriquer un ou plusieurs échantillons, avec les informations que vous lui avez fournies.
Le développement d’échantillons est toujours une phase très chronophage du sourcing. Il est rare que le fournisseur produise un premier essai concluant. En général, il faut que votre fournisseur effectue plusieurs prototypes avant de produire l’échantillon matchant parfaitement avec vos attentes. Suite à de nombreux essais, il est aussi possible que vous deviez changer de fournisseur car ce dernier est incapable de produire selon vos exigences.
Le développement d’échantillons peut prendre plusieurs semaines comme plusieurs mois. Il n’est pas recommandé de passer tout ce temps avec des fournisseurs qui ne sont pas compétents. Il est donc généralement conseillé d’avoir 3 ou 4 fournisseurs potentiels à qui vous demandez des échantillons pour les mêmes spécifications. Selon notre expérience, il est probable qu’un ou deux fournisseurs montrent de grosses lacunes d’entrée de jeux. Ainsi, vous ne serez pas dans une impasse vous obligeant à tout reprendre depuis le début. Cette stratégie est plus onéreuse, mais vous permettra de gagner un temps non négligeable.
Gardez à l’esprit qu’un échantillon doit correspondre le plus possible au produit OEM final. Cela implique qu’il soit en concordance avec les normes et standards applicables en termes de sécurité et de substances utilisées. Il est important de faire tester les échantillons auprès d’un laboratoire, afin de s’assurer que la conformité est respectée avant de lancer la production de masse.
Établissez un contrat de vente avec votre fournisseur
La raison principale est que vous devez être clair concernant les spécifications de produits et les exigences de qualité. Sachez que dans vos relations avec vos fournisseurs, seuls les écrits servent de référence et ont une valeur. Les fournisseurs vietnamiens ont tendance à promettre plus que ce qu’ils peuvent fournir. Ne prenez pas tout ce qu’il vous communiquera par mail ou appel vocal pour argent comptant.
Seul le contrat de vente vous permet d’entrevoir les limites de votre fournisseur, qui ne vous précisera clairement qu’à ce moment l’étendue de ses compétences. Cela ne doit pas pour autant les disqualifier de votre sélection en cas de changement, cela fait partie du jeu. Mais dans certains cas, il se peut que votre fournisseur refuse soudainement de signer, à cause d’exigences strictes de qualité et de conformité. Ne perdez pas plus de temps et d’argent avec ce fournisseur quand cela arrive.
La raison secondaire est d’informer le fournisseur d’inspections qualités et de tests en laboratoires ultérieurs. Pour mettre cet accord en vigueur, il est généralement bon que vous régliez 30% du montant total avant que la production de masse soit lancée, et une fois que tous les prototypes aient été validés, et les 70% restants après l’inspection qualité et les tests de conformité de la production. Cette stratégie simple et efficace incitera votre fournisseur à donner le meilleur de lui-même pour que votre collaboration se déroule de la meilleure façon possible.
