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1. Définir les rôles et les responsabilités de chaque parties
Chaque rôle est relié à des tâches respectives et bien distinctes pour le bon déroulement du processus. Le transitaire est un professionnel de l'organisation du transport international de marchandises (importation et exportation), le transitaire travaille pour une entreprise prestataire de transports ou pour le service expédition d'une grande entreprise possédant ses propres moyens.
Il faut bien définir ses attentes dès le début afin d’éviter les malentendus durant la collaboration. Il est important de s’assurer que le transitaire comprend nos attentes et nos exigences.
Avant l’expédition, il faut: 
- Garantir la conformité de l'expédition pour obtenir d'éventuelle licence afin d’expédier la marchandise
- Vérifier si celle-ci respecte les normes locales
- Comprendre les différentes exigences pour l’étiquetage
- Comprendre les exigences de la documentation pour que le transitaire ne manque d’aucune information pour livrer la marchandise dans les temps.
D’ailleurs ont vous invite à aller lire notre article sur les 5 conseils pour réussir votre première importation en 2023.
2. Toujours prévoir l’inattendu
La livraison de marchandise quel que soit le mode de transport est toujours possible. Les risques sont multiples comme un cas de force majeur ou la détérioration de la marchandise. Le transitaire est là pour vous accompagner et vous aider. Il faut toujours rester attentif afin de pouvoir réagir en toute rapidité.
Il est possible d’élaborer un plan d’action en avance avec votre transitaire pour pouvoir posséder des idées de secours et diminuer chaque problème. Le transitaire pourra réagir rapidement et vous satisfaire.
Il existe aujourd’hui plusieurs idées pour diminuer les risques:
- Organiser en temps réel les opérations de réception et d’expédition des marchandises via un outil collaboratif pour bénéficier d’un suivi en temps réel et d’avoir une vision globale
- Diversifier les modes de livraison en s’appuyant sur la digitalisation
- Garantir la traçabilité des commandes
De plus, l'emballage est très important pour se préparer à des risques éventuels.
Il existe aujourd’hui la logistique du camionnage. Il s’agit là de se renseigner et faire appel au meilleur camionnage afin de minimiser les dommages liés à l’expédition : 3PL. Qui de mieux placé afin de s’assurer d’un service de 3PL complet dans la gestion des stocks et en minimisant les risques liés à l’expédition de marchandises ?
Il faut bien évidemment choisir une bonne compagnie d’assurance qui pourra couvrir tous les risques éventuelles.
3. Créez un calendrier d’expédition
L’expédition est l’un des principales éléments lors d’un processus et peut représenter une force pour votre entreprise. Cependant cela peut-être complexe et pour cela il faut respecté certaines règles.
Il est possible de créer un calendrier d’expédition afin d’avoir une organisation cohérente et pouvoir prévoir l’éventuel. Il faut bien sûr partagez le calendrier avec votre transitaire !
Lorsque le transitaire dispose des informations tels que les dimensions, le poids et le type de marchandise, le transitaire pourra vous proposez des devis plus compétitifs.
4. Entreprendre votre relation comme un mariage
Afin de garantir à long terme votre relation avec votre transitaire, prenez le comme un contrat de mariage. Il faut prévoir de rester en collaboration sur le long terme et non le court terme. De plus, la relation doit être basé sur la confiance.
Avant de choisir son transitaire, il faut élaborer une liste d’objectifs, d’attentes et prévoir un budget. Par la suite, une fois avoir trouvé un transitaire de confiance il faut avoir aucun secret l’un envers l’autre et être en toute transparence. L’inclure dans son équipe logistique lui donnera un sentiment d’appartenance et d’importance.
5. Payer les transitaires dans les temps
L’un des plus gros problème qui se pose lors d’une collaboration avec les entreprises exportatrices provient du non paiement. Les entreprises étalent le paiement ou ne paient pas dans les bonnes conditions et cela cause un réel problème.
Tout d’abord, la confiance est rompu et cela donne une image d’une entreprise pas fiable avec un manque de professionnalisme.
Ensuite, le transitaire ne peut pas payer à son tour ses propres fournisseurs et créanciers. Ceci amène un grand retard lors du processus et entache le bon déroulement de l’expédition.
Mais surtout, il existe un risque majeur que le transitaire rompt le contrat après plusieurs retards de paiement car les clauses du contrat qui vous lie ne seront pas respectées.
Il existe une notation qui vous permet de vérifier le risque pays et l’environnement des affaires du pays et de l’entreprise avec qui vous collaborez afin d’éviter les risques de non paiement ou de rester vigilant.
6. Communiquer et partager l’information
La communication est primordiale pour établir une bonne relation. Il faut explicitement présenter ses attentes pour n’avoir aucune mauvaise surprise.
Si les transitaires ne disposent pas des informations exactes sur la marchandise, cela peut poser un problème majeur et la livraison pourra prendre du retard.
Ils n’ont pas de temps supplémentaire pour vérifier la marchandise et doivent se fier aux informa
tions fournies par l’entreprise exportatrice. Et après tout, personne ne connaît mieux votre produit que vous !
Les transitaires dépendent des exportateurs pour tous les détails (dimensions, poids, villes de destination, aéroports,...).
La communication et le partage de l’information est un véritable enjeu de stratégie en entreprise est essentiel pour fluidifier la communication internet externe afin de collaborer au quotidien.
